Sådan sluttes cirklen fra indkøb til betaling

Som alle ved, er fakturamatching, hvad enten det er tovejs (købsordre til faktura) eller trevejs (købsordre til faktura og kvittering for varer), en kedelig, arbejdskrævende og fejlbehæftet aktivitet, som det er oplagt at automatisere. Og dette er ikke kun et problem for køberen - betalingsrutiner er lige så besværlige for leverandørerne som for køberne. Dårlig synlighed betyder dårlig sporbarhed, og mangel på sporbarhed betyder øget risiko for, at ikke-godkendte ordrer slipper igennem. Faldgruberne er mange, og med tidens syn på virksomhedsledelse er dette et stort problem for mange virksomheder.

Men hvad er løsningen? Hvorfor er der så mange, der ikke gør noget ved det, når problemet er så udbredt? At slutte cirklen mellem indkøb og betaling betaler sig på mange måder, så det bør være nemt nok at få mandat til at gøre noget ved det.

Indkøbs- og betalingsprocesserne har begge et enormt potentiale indenfor procesbesparelser, men også som løftestang for at opnå høj kontraktloyalitet og overblik over forbrug. Og du kan opnå endnu bedre resultater og synergier, hvis disse to processer er indbyrdes forbundet

Der er selvfølgelig nogle forhindringer, der skal overvindes for at det kan lykkes.

Problem nr. et: overholdelse af kontrakter og overholdelse af proces

Mange indkøbsfunktioner kæmper med kontraktloyalitet og har problemer med at markedsføre deres aftaler internt (til slutbrugerne). Det, som mange ikke har forstået, er, at man er nødt til at overholde indkøbsprocessen, før man kan begynde at høste frugten af kontraktloyalitet. Det er på dette punkt, at det virkelig kan gøre en forskel at slutte cirklen mellem indkøb og betaling.

Et ikke videre skarpt, men ikke desto mindre meget effektivt våben i denne kamp kan være ingen købsordre - ingen betaling politikken. Vi har set adskillige eksempler på, at denne tilgang både har medført omstruktureringer i indkøbsorganisationen og forsynet leverandørerne med værktøjer, der fx mindsker uenigheder vedrørende fakturaer.
Kort fortalt går denne tilgang ud på, at ingen fakturaer bliver betalt, medmindre de er mærket med et godkendt købsordrenummer. I en fuldstændigt automatiseret proces vil fejlbehæftede fakturaer blive afvist, inden de når kreditor, mens korrekte fakturaer afregnes nærmest fuldautomatisk. På denne måde elimineres mange fejlbehæftede aktiviteter for begge parter.

Ingen købsordre - ingen betaling politikken betyder også, at slutbrugerne ikke kan omgå indkøbsprocessen og at leverandørerne tvinger slutbrugerne til at benytte e-procurement-løsningen ved at kræve en købsordre.

Problem nr. to: uigennemskuelig organisation og procesejerskab

Desværre er mange indkøbsfunktioner adskilt fra regnskabsafdelingen i organisationen. Kombineret med et heterogent løsningslandskab giver dette ofte tværfunktionelle teams, der har brug for adgang til en lang række løsninger for at kunne få et klart billede af de samlede udgifter.

Det er svært at give anvisninger på, præcis hvordan man sikrer en problemfri integration af e-procurement og bogholderi, hvis organisationen er uigennemskuelig med hensyn til ejerskab af den samlede proces. Er det indkøbschefen eller økonomidirektøren? Er de begge en del af ledelsen? Konkurrerer de om intern status/anerkendelse?

En ting er sikker: Hvis I vil høste frugten af to- eller trevejsmatching og automatisering af købsordre-/fakturering, skal I være på samme hold.

Problem nr. tre: heterogen leverandørbase

Det kan nogle gange være svært at få leverandørerne til at tro på e-procurement-processen, men som vi har beskrevet i bogen Purchasing Transformation kan dine leverandører bruges til at øge kontraktloyaliteten samtidig med, at cirklen fra indkøb til betaling sluttes. I Purchasing Transformation præsenterer Abdülkadir Tekin jæger-flok-bytte-tilgangen og diskuterer, hvordan man skal håndtere leverandørerne for at få dem med på ideen om og gøre dem begejstrede for e-procurement-projektet.

For leverandørerne betyder e-procurement, at du som køber kan leve op til (aftalen/kontrakten) – du sikrer, at du køber den aftalte mængde gennem en godkendt kanal.

Og med de ordrehåndteringsværktøjer, der findes i dag, kan selv den mindste leverandør få andel i værdien af e-fakturaer og fakturamatching og blive betalt hurtigere og med mindre risiko for uenighed om fakturaer. For allerede integrerede og automatiserede leverandører betyder e-procurement endnu mere automatisering, hvilket strømliner forretningen endnu mere.

Tilpasning af indkøbs- og betalingsprocesserne giver fantastiske muligheder for procesomkostningsbesparelser, og du opnår oven i købet større overblik over forbruget og endnu en løftestang til opnåelse af kontraktloyalitet. Hvis du ikke allerede er hoppet på indkøb-til-betaling-vognen, går du sandsynligvis glip af en fantastisk besparelsesmulighed.

Mads Fischer Rasmussen, Country Manager, IBX Danmark