Salg af eProcurement til din organisation

Et af de største problemer for indkøbsorganisationer er, hvordan de realiserer besparelserne. Visualisering og markedsføring af virksomhedskontrakter er en af de største udfordringer for indkøbsfunktionerne i dag.

Jeg tror, vi alle kan blive enige om, at succes inden for operationelt indkøb handler meget om at få de eksisterende aftaler brugt i organisationen. Så lad os se på det som en salgsproces.
Som i enhver salgsproces skal du bruge et attraktivt produkt at markedsføre for at tiltrække potentielle købere. Og når salget er lykkedes, skal dine kunder føle, at de har fordel af produktet.

Så hvad er det, du sælger?

Dine kontrakter.

Og hvordan markedsfører du dem?

Med en brugervenlig eProcurement-løsning på virksomhedsniveau.

Vi har tidligere diskuteret strategisk indkøb, og hvordan du foretager indkøb på koncernniveau (se IBX Newsletter #4 2007: http://www.ibxeurope.com/?id=3334 ), så lad os gå direkte til fordele og ulemper ved at implementere og sikre fuld udnyttelse af en eProcurement-løsning.
Der er to hjørnesten i eProcurement, som kan betyde forskellen mellem succes og fiasko: brugervenlighed og indhold. Disse to aspekter er afgørende, når det gælder om at sikre anvendelsen af kontrakterne. Naturligvis er der mange andre parametre, som også spiller ind f.eks. interessentinvolvering og hensyn til lokale behov. Men når det gælder om at få flertallet af brugerne med på løsningen, vil det i sidste ende handle om brugervenligheden og indholdskvaliteten.

Få alle dine medarbejdere med

Dine kunder - medarbejderne, som skal bruge eProcurement-løsningen - kan deles i tre grupper:

1. Dem, der kan lære alt

2. Dem, der kan lære alt, hvis det er nemt, og

3. Dem, der altid har brug for hjælp

Statistisk set ser det ud som på den klokkeformerede kurve nedenfor, og hemmeligheden er at få så mange brugere som muligt ind i segmentet, der "kan lære alt, hvis det er nemt".

Figur 1: Medarbejderne – kunderne i ethvert tiltag inden for operationelt indkøb - kan statistisk set deles ind i tre grupper med forskellige behov.

Segmentet, der "kan lære alt", er de typiske first-movers, som hurtigt og passioneret tager ny teknologi til sig, og som kan klare alle forhindringer – uanset om det er forvirrende brugergrænseflader eller mangel på relevant indhold. De er imidlertid undtagelsen. Hovedparten af medarbejdere hører til i kategorien "kan lære alt, der er nemt", og de følger efter dig, hvis vejen er tydelig nok. De kender til Internettet og går ud fra, at enhver webbaseret løsning vil være lige så nem at bruge som Google.com, samtidig med at den giver indhold med kvalitet, fleksibilitet og gennemsigtighed i stil med Amazon.com. Til sidst har vi gruppen "har altid brug for hjælp". Selvom de er få, er denne gruppe ofte højrøstet og kan få båden til at gynge, selvom der ikke er nogen storm i sigte. For at få dem med ombord skal eProcurement-løsningen suppleres med supporttjenester som f.eks. "buy-on-behalf" indkøb.

Som det illustreres på figuren nedenfor, er der et enormt potentiale i at øge anvendelsen af strategiske kontrakter.

Figur 2: Omkostningsreduktion og procesloyalitet går hånd i hånd, når det handler om at levere resultater på bundlinjen.

Fordeling af indirekte materialer og serviceydelser

Men en enkel og ukompliceret brugergrænseflade med supporttjenester vil kun hjælpe dig et stykke af vejen. Løsningen skal understøtte flere afkaldsmetoder. Traditionelt fokuserer en eProcurement-løsning på katalogkøb alene. Problemet er, at kun 25-35% af en virksomheds indkøb kan klares gennem et katalog. Den resterende del kræver alternative afkaldsmetoder som f.eks. brugerdefinerede blanketter, produktpakkeløsninger, prischeck, tidsstyrede indkøb eller abonnementer.

Figur 3: Indirekte materialer og serviceydelser - udgiftsfordeling efter kategori. Kun 32% af de samlede udgifter kan købes gennem traditionelle kataloger, mens de resterende kræver mere avancerede afkaldsmetoder.

Derfor har indholdets kvalitet betydning

Sæt dig selv i dine medarbejderes sted. Du har brug for hjælp til dit projekt, og du skal bruge en konsulent med det samme. Uanset hvor meget du prøver, kommer søgefunktionen i din eProcurement-løsning til kort gang på gang. Det mest sandsynlige er, at du vender løsningen ryggen permanent og i stedet tager telefonen og ringer til din gamle skolekammerat, som er ansat i den lokale konsulentvirksomhed. Du handler i strid med virksomhedens regler, ingen tvivl om det, men du får opgaven løst, og det er nok til at retfærdiggøre din handlemåde. Eller er det?

Indholdskvaliteten går hånd i hånd med avancerede afkaldsmetoder. De er begge to lige vigtige, når det gælder om at styre udgifterne og fastholde dine kunder ved eProcurement-løsningen.

En søgemaskine kan kun finde det, der er tilgængeligt – og hvis indholdskvaliteten er dårlig, så kan selv den mest avancerede søgemaskine ikke finde noget som helst.

Det kan være en svær opgave at sikre, at dine kontraktlige leverandører leverer tilstrækkelig godt indhold. Men det behøver det ikke at være. Katalog-scorecards giver en god indsigt i, hvordan en leverandørs indhold kan klassificeres i forhold til de allerbedste. De giver også tydelige og vægtige tip om, hvordan indholdets kvalitet kan forbedres – noget, der bevisligt hjælper forretningen. Hvilket i sig selv burde motivere leverandøren til at handle.

Men indholdskvaliteten er ikke kun noget, leverandøren skal tænke på. Dårlig indholdskvalitet kan bremse eller helt ødelægge et eProcurement-tiltag. Førstehåndsindtrykket er afgørende, og hvis brugerne har dårlige erfaringer med eProcurement-løsningen, er der en stor sandsynlighed for, at de ikke kommer tilbage af sig selv.

Slutbrugeralgoritmen

Intuitiv brugergrænseflade + alle call-off-muligheder + kvalitetsindhold = tilfredse forbrugere.
Vi ved alle, at det at holde en slutbruger tilfreds er en sikker måde at få dem til at vende tilbage igen. Og det er dét, du har brug for for at lykkes med implementeringen af eProcurement.

Mads Fischer, Sales Manager, IBX Denmark