Indkøbschefens udfordringer

Nu, da indkøb har fået ledelsens opmærksomhed som aldrig før, er de udfordringer, som indkøbschefen står med dagligt, endelig kommet for dagens lys. Men den nyvundne opmærksomhed skaber også et øget pres for succes, ikke blot i forhold til selve indkøbsprocessen, men også i forhold til at skabe ægte værdi for organisationen. 

I en ny artikelserie i IBX Newsletter vil vi sætte fokus på de fem største udfordringer, som en indkøbschef står overfor for at opnå succes. Universelle udfordringer, der er gyldige for både direkte materialer samt for indirekte materialer og tjenester.

Det første emne, som vi gerne vil sætte fokus på, er, hvordan potentialet angribes. Og hvordan en indkøbschef kan udnytte potentialet og få ledelsens mandat til at effektivisere virksomhedens indkøbsfunktion.

Indkøbspotentialet

Søren Ohm, Senior Vice President, Market Unit Nordic

Set fra vores synspunkt, ligger der et stort potentiale i virksomhedernes indkøbsafdelinger. Dette potentiale kan dog nogle gange være svært at vise, og hvis det ikke er tydeligt, bliver det endnu sværere at omsætte potentialet i konkret handling med forbedring for øje. Udnyttelse af potentialet har været en af de afgørende faktorer for, hvem der er de bedste, og hvem der sakker bagud. Men en af de største forhindringer er ofte at komme i gang, og det skyldes typisk følgende årsager:

• Indkøb savner tradition for opnåelse af det nødvendige mandat samt de nødvendige penge og ressourcer til en større transformationsproces
• Indkøb savner tradition for at forelægge investeringsplaner for den administrerende direktør – der er ingen tradition for den klassiske risiko/belønningstanke, som ellers florerer inden for salg og marketing 
• Indkøb savner tradition for at sælge og markedsføre sig selv, sammenlign indkøbschefer med salgschefer, som ser investering i marketing og branding som nødvendige tiltag for at opnå succes 
• Indkøb har brug for at ændre image – konkurrer med andre afdelinger i virksomheden med gode "cases" 
• Indkøb har brug for mere dristighed - lav en plan, og præsenter potentialet, bed om penge, og spring ud i det!

For at understøtte indkøbsafdelingerne på disse punkter har vi en standardiseret arbejdsmetode til at analysere den aktuelle situation og udarbejde den nødvendige transformationsplan. Vi kalder den IBX Value Assessment.

IBX Value Assessment

Med udgangspunkt i erfaringer fra mange store europæiske virksomheder har vi udviklet en metodik, som vi kalder Value Assessment. Metodikken visualiserer den værdi og det potentiale, der er mulighed for at skabe via udvikling og transformation af indkøbsfunktionen.

Den aktuelle situation analyseres i 5 dimensioner. Falder strategien i tråd med de overordnende mål? Har du "best practice" processer indefor Source-Procure-Pay? Har du en god balance mellem centralisering og decentralisering? Fungerer teknologien som en hjælp til at integrere processerne i afdelingen og automatisere de ting, der kan automatiseres? Eksisterer der målesystemer, som kan understøtte opfyldelse af de mål, der er sat?

Metodikken indeholder også en analyse af indkøbsvolumen og indkøbsmønster, som betyder, at virksomheden er i stand til at vurdere omfanget af potentialet indenfor Source-Procure-Pay

Resultatet er en transformationsplan og en businesscase. Det er en visualisering af det potentiale, der ligger i indkøb – potentialet er der sort på hvidt og klart til at blive præsenteret for topledelsen. Det udgør en uundværlig del, når der skal indhentes mandat til at sikre, at indkøbsfunktionen får mulighed for at udnytte sit fulde potentiale.

Når du først har fået mandat, venter nye udfordringer forude. I denne serie af artikler vil vi fortsætte med at sætte fokus på udfordringerne og komme med forslag til, hvordan der opnås resultater. Næste gang: Strategisk indkøb for hele virksomheden.